Die Handlungsfelder eines Unternehmens werden entweder innerhalb bestehender Programme und Projekte der laufenden Organisation umgesetzt oder, insbesondere bei neuen Handlungsfeldern, die funktional noch nicht zugewiesen sind, als eigene Streams organisiert. Es ist jedoch essenziell, dass die einzelnen Handlungsfelder unter einem Programmmanagement zusammengeführt werden. Innerhalb dieses Rahmens sollten die Projekte professionell gesteuert und im Kontext des Programmmanagements betrachtet werden.

Herausforderungen bei fehlendem fachlichem Projektmanagement

Oftmals kommt es zu Ressourcenverschwendung, weil es lediglich ein organisatorisch gesteuertes Project Management Office (PMO) gibt, jedoch kein fachlich orientiertes. Wenn Projekt- und Programmmanagement ausschließlich aus organisatorischer Sicht betrachtet werden, werden wichtige Aspekte wie Abhängigkeiten, Redundanzen, potenzielle Zielkonflikte und die Implikationen auf die Gesamtstrategie nicht ausreichend berücksichtigt. Dies kann dazu führen, dass Projekte isoliert durchgeführt werden, ohne ihren Beitrag zum großen Ganzen zu verstehen oder zu optimieren.

Definition von Programm- und Projektmanagement

Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Durchführung und Überwachung einzelner Projekte mit klar definierten Zielen, Zeitplänen und Ressourcen. Es konzentriert sich auf die effiziente Umsetzung spezifischer Aufgaben innerhalb eines festgelegten Rahmens.

Programmmanagement hingegen befasst sich mit der Koordination mehrerer zusammenhängender Projekte (und manchmal auch eigenständiger Handlungsfelder), die gemeinsam ein übergeordnetes strategisches Ziel verfolgen. Das Programmmanagement stellt sicher, dass die Projekte aufeinander abgestimmt sind, Synergien genutzt werden und gemeinsam zum Erreichen der Unternehmensstrategie beitragen.

Programm- und Projektableitung aus strategischen Zielen

Die Programm- und Projektableitung ist der Prozess, bei dem aus den übergeordneten strategischen Zielen und Transformationsvorhaben konkrete Programme und Projekte entwickelt werden. Dabei werden die strategischen Vorgaben in umsetzbare Initiativen übersetzt:

1. Identifikation von Handlungsfeldern: Basierend auf der Unternehmensstrategie werden Schlüsselbereiche identifiziert, in denen Handlungsbedarf besteht.
2. Prioritätensetzung: Die Handlungsfelder werden nach ihrer strategischen Relevanz und Dringlichkeit priorisiert.
3. Definition spezifischer Projekte: Für jedes Handlungsfeld werden konkrete Projekte definiert, die spezifische Ziele verfolgen und messbare Ergebnisse liefern.

Dieser Prozess stellt sicher, dass alle operativen Aktivitäten, die nicht in der Linienorganisation umgesetzt werden, budgetiert und gescopt werden. Sie tragen direkt zur Erreichung der strategischen Ziele bei, wodurch Ressourcen effektiv eingesetzt und Verschwendung vermieden werden.

Die Rolle des fachlichen Projekt- und Programmmanagements

Ein fachlich gesteuertes Projekt- und Programmmanagement ist unerlässlich, um:

• Fachliche Expertise einzubringen, die sicherstellt, dass Projekte nicht nur organisatorisch, sondern auch inhaltlich sinnvoll und effektiv sind.
• Abhängigkeiten zwischen Projekten zu erkennen und zu managen, um redundante Arbeiten zu vermeiden und Synergien zu nutzen.
• Potenzielle Zielkonflikte frühzeitig zu identifizieren und zu lösen, bevor sie den Fortschritt behindern.
• Die Implikationen auf die Gesamtstrategie zu verstehen und sicherzustellen, dass alle Projekte zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele beitragen.

Gefahren bei rein organisatorischem Projektmanagement

Wenn Projekt- und Programmmanagement nur organisatorisch betrachtet werden:

• Werden Projekte oft isoliert geplant und durchgeführt, ohne den Kontext des Gesamtunternehmens zu berücksichtigen.
• Können Abhängigkeiten übersehen werden, was zu Doppelarbeit oder Konflikten zwischen Projekten führt.
• Werden Redundanzen nicht erkannt, wodurch Ressourcen ineffizient genutzt werden.
• Können strategische Ziele verfehlt werden, da die Projekte nicht auf die Gesamtstrategie abgestimmt sind.

Best Practices für effektives Programm- und Projektmanagement

1. Integration von fachlicher und organisatorischer Steuerung: Kombinieren Sie organisatorische Effizienz mit fachlicher Expertise, um Projekte sowohl effektiv als auch effizient umzusetzen.
2. Transparente Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über Ziele, Fortschritte und Herausforderungen informiert sind.
3. Zentralisiertes Programmmanagement: Bündeln Sie Projekte unter einem gemeinsamen Programmmanagement, um eine bessere Koordination und Ausrichtung zu gewährleisten.
4. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überwachen Sie kontinuierlich den Fortschritt und passen Sie Projekte und Programme bei Bedarf an veränderte Bedingungen oder strategische Ziele an.
5. Einbindung aller Stakeholder: Beziehen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Ebenen und Funktionen ein, um ein umfassendes Verständnis und Engagement zu fördern.

Fazit

Ein effektives Programm- und Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg von Transformationsvorhaben und die Umsetzung strategischer Ziele. Durch die fachliche Steuerung und die Berücksichtigung von Abhängigkeiten, Redundanzen und strategischen Implikationen kann sichergestellt werden, dass Ressourcen effizient eingesetzt werden und alle Projekte gemeinsam zum Unternehmenserfolg beitragen. Es ist wichtig, Projekte nicht nur organisatorisch zu verwalten, sondern sie im Kontext der Gesamtstrategie zu betrachten und fachlich zu steuern, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.