Wenn es darum geht, Automatisierungen in Marketing- oder Geschäftsprozessen zu implementieren, stehen Unternehmen oft vor der Entscheidung, vorhandene Systemautomatisierungen zu nutzen, eigene Prozesse zu entwickeln und dabei selbst zu entwickeln oder auf No-Code-Plattformen wie Zapier, Make oder n8n zu setzen. Jede Option bietet spezifische Vor- und Nachteile, die strategisch abgewogen werden müssen.

In den letzten Jahren haben viele Unternehmen die Grundlagen geschaffen, um eine kundenzentrierte und differenzierte Marketingorganisation aufzubauen. Der Fokus lag dabei vor allem auf der Basisarbeit, wie beispielsweise:

• Einführung von CRM- und CDP-Systemen
• Datennormierung zur Sicherstellung konsistenter Daten über alle Systeme hinweg
• Implementierung von Marketingautomatisierung zur Effizienzsteigerung
• Entwicklung von Analyse- und Segmentierungsansätzen für bessere Zielgruppenansprache
• Websitedynamisierung sowie die allgemeine Dynamisierung der Kommunikation
• …

In Zukunft wird es für viele Unternehmen entscheidend sein, diese Grundlagen effizient zu nutzen und die sogenannten Basisstacks zum Laufen zu bringen. Dies bedeutet, die implementierten Tools nicht nur einzuführen, sondern sie wirklich in den Arbeitsalltag zu integrieren und ihre Funktionen vollständig auszuschöpfen.

Dabei werden RPA (Robotic Process Automation) und Arbeitsagenten auf der einen Seite eine zentrale Rolle spielen, um Routineaufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren. Auf der anderen Seite wird es einen wesentlich intelligenteren Umgang mit Daten brauchen, um die Dynamik in der Kundeninteraktion und die wirkliche Personalisierung zu meistern.

Wiederkehrende Fragestellungen und strategische Abwägungen

Die Fragestellungen, die in den letzten Jahren aufkamen, bleiben auch weiterhin relevant. Unternehmen standen und stehen vor Entscheidungen wie:

• Best-of-Breed vs. Best-of-Suite: Soll ein spezialisiertes Tool für jede Aufgabe genutzt werden (Best-of-Breed) oder eine umfassende Lösung eines einzigen Anbieters (Best-of-Suite)?
• Integration der Kundendaten in die ausführenden Systeme oder eigenständige Führung von Bestandskunden: Wie sollten Kundendaten strukturiert und verwendet werden, um maximale Effizienz zu gewährleisten?
• Nutzung von Systemalgorithmen vs. eigenen Modellen: Sollten Unternehmen auf die Standardalgorithmen der Anbieter vertrauen, oder sollten sie eigene Modelle entwickeln, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen?

Technologische Strategien zur Optimierung des Zusammenspiels

Es gibt verschiedene strategische Ansätze zur Optimierung des technologischen Zusammenspiels im Unternehmen, die je nach Organisation und Ziel unterschiedlich sind. Hier eine kurze Diskussion über mögliche Strategien und ihre Vor- und Nachteile:

1. Best-of-Breed:
   • Vorteile: Unternehmen haben die Flexibilität, für jede Funktion das beste Tool auszuwählen, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. Dies kann die Leistung und Effizienz in bestimmten Bereichen maximieren – es ist davon auszugehen, dass die Technologieentwicklung noch rasanter wird, wir sehen bereits jetzt, dass es nicht zu allseits vorausgesagten Konsolidierung sondern zu einer Technologiespezialisierung v.a. in Branchenkategorien kommt.
   • Nachteile: Die Integration und Interoperabilität zwischen den verschiedenen Tools war bisher immer komplex und kostenintensiv sein. Datenflüsse zwischen Systemen müssen sorgfältig gesteuert werden, um Fragmentierung zu vermeiden. das ist immer noch nicht trivial, aber es ist deutlich einfacher geworden.
2. Best-of-Suite:
   • Vorteile: Alles stammt von einem Anbieter, was die Integration und das Benutzererlebnis oft einfacher und reibungsloser macht. Zudem bieten solche Lösungen oft eine bessere Usability durch durchgängige Interfaces.
   • Nachteile: Diese Lösungen sind möglicherweise weniger flexibel und weniger leistungsfähig in spezifischen Bereichen, da sie oft „alles ein bisschen, aber nichts perfekt“ können.
3. „Zwischenschalten“ von No-Code-Plattformen:
   • Vorteile: No-Code-Plattformen wie Zapier, Make oder n8n ermöglichen schnelle Automatisierung ohne tiefes technisches Wissen. Dies kann zu einer schnellen Markteinführung und flexiblen Anpassungen führen.
   • Nachteile: Solche Plattformen sind oft in ihrer Skalierbarkeit und Funktionalität eingeschränkt, insbesondere bei großen, komplexen Implementierungen. Es besteht auch die Gefahr von Sicherheits- und Governance-Problemen, wenn mehrere Automatisierungen unkontrolliert entwickelt werden.

Bedeutung von Interoperabilität

Bei der Auswahl von Technologien tritt das Thema Interoperabilität immer stärker in den Vordergrund. Die Fähigkeit, verschiedene Systeme und Tools nahtlos miteinander zu integrieren, wird zunehmend zur kritischen Anforderung. Technologien müssen miteinander kommunizieren, Daten teilen und nahtlos zusammenarbeiten, um die Prozesse im Marketing und in der Kundeninteraktion effizient zu gestalten.

Einflussfaktoren auf die Entscheidungsfindung

Die Wahl der richtigen Strategie für die Optimierung des technologischen Zusammenspiels hängt von mehreren Faktoren ab, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen.

Dazu gehören:

• Organisatorischer Reifegrad: Wie gut sind die internen Strukturen und Prozesse aufgestellt? Sind die Mitarbeiter bereit, neue Technologien effektiv zu nutzen?
• Budgetsituation und -restriktionen: Wie viel Budget steht zur Verfügung, um entweder spezialisierte Lösungen zu integrieren oder eine umfassendere Suite zu implementieren?
• Konzeptionelle Reife: Verfügt das Unternehmen über ein klares Verständnis der Prozesse und deren technischer Anforderungen?
• Bereits vorhandene Infrastruktur: Welche Systeme und Tools sind bereits vorhanden, und wie leicht lassen sie sich in neue Lösungen integrieren?

Fazit

In den kommenden Jahren werden Unternehmen den Fokus darauf legen müssen, die Grundlagen, die sie geschaffen haben, effektiv zu nutzen. Ob durch den Einsatz von RPA, Arbeitsagenten oder intelligenter Datenverarbeitung – die richtige Balance zwischen Automatisierung, Flexibilität und Kundenorientierung wird entscheidend sein, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die Entscheidung zwischen Best-of-Breed, Best-of-Suite oder der Nutzung von No-Code-Plattformen muss weiterhin sorgfältig und strategisch getroffen werden, um langfristig erfolgreiche und skalierbare Lösungen zu schaffen.

Hier sind die verschiedenen Überlegungen zusammengefasst die möglicherweise bei der erneuten Diskussion helfen:

1. Nutzung vorhandener Systemautomatisierungen

Viele moderne Plattformen wie CRM- und Marketing-Automatisierungstools (z. B. HubSpot, Salesforce, Marketo) bieten bereits integrierte Automatisierungsfunktionen an. Diese sind in der Regel tief in das System integriert und bieten spezifische Workflows für alltägliche Aufgaben.

Vorteile:

• Nahtlose Integration: Da die Automatisierungen von den Anbietern selbst bereitgestellt werden, funktionieren sie optimal mit dem System und benötigen oft keine zusätzliche Konfiguration.
• Sicherheit und Compliance: Diese Tools sind oft schon an regulatorische Anforderungen (z. B. Datenschutz) angepasst.
• Wartung und Updates: Die Anbieter pflegen und aktualisieren die Automatisierungen automatisch, was die Betriebskosten niedrig hält.

Nachteile:

• Begrenzte Anpassbarkeit: Die Automatisierungsoptionen sind möglicherweise nicht flexibel genug, um auf spezifische Geschäftsanforderungen einzugehen.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Unternehmen sind darauf angewiesen, dass der Anbieter die notwendigen Funktionen bereitstellt. Es kann schwierig und teuer sein, auf andere Lösungen zu migrieren.

2. Eigene Prozesse entwickeln (Custom Automation)

Eine eigene Automatisierung zu entwickeln bedeutet, maßgeschneiderte Prozesse aufzubauen, die perfekt auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Dies erfolgt oft über interne Entwicklungsabteilungen oder externe Dienstleister.

Vorteile:

• Vollständige Anpassung: Unternehmen können Automatisierungen so gestalten, dass sie perfekt zu ihren einzigartigen Anforderungen passen.
• Unabhängigkeit von Anbietern: Es besteht keine Abhängigkeit von den Einschränkungen eines Drittanbieters, was Flexibilität und Kontrolle gewährleistet.

Nachteile:

• Hohe Entwicklungskosten: Die Erstellung eigener Automatisierungen kann kostspielig und zeitaufwändig sein, besonders in der Entwicklung und Wartung.
• Technische Komplexität: Es erfordert technische Expertise und Infrastruktur, um sicherzustellen, dass die Automatisierungen stabil und skalierbar sind.
• Wartung: Unternehmen müssen die Wartung und die Aktualisierungen selbst übernehmen, was zusätzliche Ressourcen bindet.

3. Integration von No-Code-Plattformen (Zapier, Make, n8n)

No-Code-Plattformen wie Zapier, Make (Integromat) oder n8n ermöglichen es, ohne Programmierkenntnisse Automatisierungen zu erstellen, indem verschiedene Tools und Anwendungen miteinander verbunden werden.

Vorteile:

• Schnelle Implementierung: Da keine Programmierung erforderlich ist, können Automatisierungen sehr schnell umgesetzt werden.
• Flexibilität: Diese Plattformen bieten eine breite Palette an Integrationen für unterschiedliche Tools und sind extrem anpassbar.
• Kosteneffizienz: Besonders für kleinere Unternehmen oder spezifische Anwendungen kann es günstiger sein, No-Code-Plattformen zu nutzen, als eigene Automatisierungen zu entwickeln.

Nachteile:

• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Für sehr komplexe und große Prozesse können No-Code-Plattformen an ihre Grenzen stoßen, sowohl in Bezug auf Performance als auch auf Anpassbarkeit.
• Datenschutz und Compliance: Je nach Plattform und Anwendungsfall müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Daten sicher verarbeitet werden und den lokalen Datenschutzgesetzen entsprechen.
• Abhängigkeit von der Plattform: Ähnlich wie bei systemeigenen Automatisierungen besteht eine Abhängigkeit vom Anbieter, und es kann schwierig sein, auf eine andere Lösung umzusteigen.

Strategische Einordnung

Die Wahl zwischen diesen Optionen hängt stark von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, seiner Größe und den strategischen Zielen ab.

• Unternehmen mit klar definierten, standardisierten Prozessen könnten am besten bedient werden, indem sie die Automatisierungen in den bestehenden Systemen nutzen, da dies den geringsten Aufwand und die größte Integration bietet.
• Unternehmen mit komplexen und individuellen Anforderungen profitieren oft von maßgeschneiderten Lösungen, da diese die Flexibilität bieten, alle Geschäftsprozesse genau abzubilden. Dies ist jedoch mit hohen Kosten und technischer Komplexität verbunden.
• Kleinere Unternehmen oder Abteilungen, die Flexibilität und Kosteneffizienz priorisieren, könnten von No-Code-Plattformen profitieren. Diese bieten eine schnelle und einfache Möglichkeit, Automatisierungen umzusetzen, ohne tief in die IT-Struktur eingreifen zu müssen.

Wie immer, es kommt darauf an:

Für die meisten Unternehmen bietet sich ein hybrider Ansatz an: No-Code-Plattformen für schnelle, flexible Automatisierungen von Alltagsaufgaben und maßgeschneiderte Lösungen für komplexere oder unternehmenskritische Prozesse. Die Nutzung der eingebauten Systemautomatisierungen bleibt ideal für Standardaufgaben, bei denen Integration und Sicherheit im Vordergrund stehen.

Unternehmen sollten stets die langfristigen Anforderungen und die Skalierbarkeit ihrer Automatisierungslösungen im Auge behalten, um eine nachhaltige Automatisierungsstrategie zu entwickeln.

Was können wir für Sie tun?

Wir unterstützen Unternehmen dabei, zielgerichtete Zielbilder für die Weiterentwicklung ihrer Technologie-Stacks zu entwickeln und die technologischen Möglichkeiten optimal zu nutzen. Dabei identifizieren wir auf der einen Seite bestehende Lücken in den aktuellen Stacks, während wir auf der anderen Seite Optimierungsszenarien erarbeiten, die auf geschäftlichen Anwendungsfällen und einer klaren Umsetzungsplanung basieren.

Unser Ansatz geht jedoch über die reine Lückenanalyse hinaus. Wir legen großen Wert darauf, die strategische Integrität der Technologie-Stacks zu verbessern und sicherzustellen, dass die eingesetzten Technologien langfristig in die übergeordneten Geschäftsziele integriert sind. Besonders wichtig ist uns dabei, dass ein ROI-getriebener Ansatz im Umgang mit technologischen Investitionen verfolgt wird.

Um dies zu erreichen, setzen wir Simulationsmethoden ein, insbesondere Agent-Based Modelling (ABM), das speziell für Marketing- und kundenzentrierte Organisationen entwickelt wurde. Diese Methode ermöglicht es, die Auswirkungen von technologischen Entscheidungen auf das Geschäftsergebnis zu simulieren und zu analysieren, um so fundierte Entscheidungen zu treffen, die sowohl auf Effizienz als auch auf Wertschöpfung abzielen.